Uczestnikom przedstawione zostaną także studia przypadków dotyczące modyfikacji stosunków pracy. PROGRAM 1. WYJŚCIA SŁUŻBOWE I PRYWATNE PRACOWNIKOW 2. ZMIANA WYSOKOŚCI WYNAGRODZENIA I MODYFIKACJE STOSUNKU PRACY PYTANIE: Pracownik wykonujący pracę od 8.00 do 16.00 miał 2-godzinne wyjście prywatne. Złożył wniosek o jego odpracowanie w godzinach 21.00-23.00 w innym dniu (byłaby to praca zdalna). Odpracowanie to przypadałoby w porze nocnej. Czy jest możliwe odpracowanie wyjścia w nocy i po przerwie (czyli nie bezpośrednio po zakończeniu pracy)? Dotychczas czas, w którym pracownik odpracowywał swoje prywatne wyjście w godzinach pracy (pozostając np. w kolejnym dniu o godzinę dłużej) stanowił pracę w godzinach nadliczbowych. Odpracowywanie prywatnych wyjść w godzinach pracy nie stanowi pracy nadliczbowej. Wyjścia prywatne w godzinach pracy reguluje w zasadzie jeden przepis znajdujący się w Kodeksie Pracy. Zgodnie z art. 151 §2(1) Kodeksu Pracy: „Nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych czas odpracowania zwolnienia od pracy, udzielonego pracownikowi, na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych. Taka sytuacja w pracy Jestem w trochę patowej sytuacji w pracy i chętnie dowiem się co zrobić, bo nie wiem kto ma rację. W sobotę miałam być w pracy, do pracy poszłam i wpisałam się na listę obecności, ale czułam się okropnie i po 45min koleżanki ze zmiany stwierdziły, że mam iść do domu, a kierowniczce zgłosić że W zakładzie praktykowane jest odpracowywanie wyjść prywatnych, najczęściej w innych dniach niż ten, w którym miało miejsce zwolnienie od pracy. Czy takie zasady odpracowywania wyjścia prywatnego są dopuszczalne wobec pracownic w ciąży i pracowników niepełnosprawnych, których czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę? Zdarza się, że pracownicy mają do załatwienia swoje prywatne sprawy w godzinach pracy. Ma to miejsce zwłaszcza wtedy, gdy pracownik pracuje w takim samym lub podobnym czasie jak instytucja, do której chce się wybrać. Oczywiście pracownicy mogą skorzystać z przysługujących im urlopów, jeżeli jednak załatwienie sprawy nie wymaga aSQj. - Pracownica wyszła z pracy 2 godziny wcześniej za zgodą pracodawcy. Chcemy, aby je odpracowała w wolną dla niej sobotę (pracuje od poniedziałku do piątku). Czy to możliwe? – pyta czytelnik. Nie. Takie polecenie spowodowałoby naruszenie zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Pracownik może być – na jego pisemny wniosek – zwolniony z pracy w celu załatwienia sprawy osobistej. Takie „wyjście" musi odpracować w terminie wskazanym we wniosku i zaakceptowanym przez pracodawcę lub jednostronnie przez szefa wyznaczonym. Czytaj także: Możliwości wcześniejszego wyjścia z pracy jest kilka Odpracowanie – zgodnie z art. 151 § 21 – nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych, niezależnie od tego, w jakich godzinach zostanie zlecone. Ten czas może przypadać zarówno po zakończonym dniu pracy, jak też przed jego rozpoczęciem. Nie ma znaczenia, że najczęściej przed godziną rozpoczęcia pracy trwa jeszcze poprzednia doba pracownicza (którą stanowią 24 godziny od momentu rozpoczęcia pracy, więc przy stałych godzinach pracy nowa doba zaczyna się dopiero z godziną rozpoczynania pracy). Wyłączenie spod pojęcia nadgodzin jest bowiem pełne. To, że czas odpracowania nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych nie oznacza jednak, że to nie jest praca. Szczególne jej traktowanie dotyczy tylko niekwalifikowania jej jako pracy nadliczbowej. Natomiast w pozostałym zakresie jest to - czas pracy, - płatny (pracownik nie nabywa zaś wynagrodzenia za czas wyjścia prywatnego), - nie może naruszać odpoczynków minimalnych, - przysługują za niego inne – poza rozliczaniem nadgodzin – świadczenia wynagrodzeniowe (np. dodatek za pracę w porze nocnej, jeżeli w takim przedziale czasu wyznaczone zostało odpracowanie). W opisanej sytuacji na przeszkodzie wyznaczeniu odpracowania na sobotę stoi zasada przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Wynika z niej, że średnio w każdym tygodniu okresu rozliczeniowego pracownik powinien pracować maksymalnie 5 dni oraz mieć 2 dni wolne. Pierwszym dniem wolnym jest niedziela (dzień ustawowo wolny do pracy). W przypadku pracowników wykonujących dozwoloną pracę niedzielną, za taki dzień należy uznać dzień wolny udzielony w zamian za pracę w niedzielę. Dniem wolnym wynikającym z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy jest zaś drugi dzień w tygodniu, wyznaczony na jakikolwiek dzień przypadający poza niedzielą (lub odpowiednio – dniem wolnym wyznaczonym za pracę w niedzielę). „Przeciętnie" to nie w każdym tygodniu, ale średnio w okresie rozliczeniowym. W pełni możliwe jest świadczenie pracy np. przez 3 tygodnie z rzędu przez 6 dni tygodniowo, a w kolejnych trzech tygodniach przypadających na ten sam okres rozliczeniowy – po 4 dni na tydzień. Pracownica, której dotyczy pytanie, pracuje od poniedziałku do piątku. Sobota jest zatem dla niej stałym dniem wolnym. Dodatkowa sobotnia praca – mimo że nie byłaby kwalifikowana jako praca w godzinach nadliczbowych – doprowadziłaby do naruszenia minimalnej liczby dni wolnych od pracy w okresie rozliczeniowym. Stanowiłoby to wykroczenie przeciwko przepisom o czasie pracy. Odpracowanie w sobotę (w sytuacji, gdy jest ona stałym dniem wolnym od pracy) byłoby możliwe wówczas, gdyby pracownik w ramach wnioskowanego zwolnienia w celu załatwienia spraw osobistych uzyskał cały dzień wolny. W takiej bowiem sytuacji nie zostałaby naruszona zasada przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. —Marek Rotkiewicz, prawnik Odpowiedź: Prywatne wyjścia nie powinny być pokrywane urlopem wypoczynkowym. Uzasadnienie: Zgodnie z art. 151 § 21 ustawy z r. - Kodeks pracy ( z 2016 r. poz. 1666 ze zm.) - dalej nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych czas odpracowania zwolnienia od pracy, udzielonego pracownikowi, na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych. Odpracowanie zwolnienia od pracy nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku dobowego i tygodniowego. Przywołany wyżej przepis, który wszedł w życie r., reguluje zasady odpracowywania tzw. prywatnych wyjść z pracy, umożliwiając pracownikom odpracowanie udzielonego czasu wolnego bez konsekwencji związanych z pracą w godzinach nadliczbowych. Wprowadzenie do Kodeksu pracy art. 151 § 21 dotyczącego odpracowywania prywatnych wyjść z pracy nie oznacza, że w każdym przypadku skorzystania z takiego zwolnienia pracownik ma obowiązek jego odpracowania. Decyzja w tym zakresie należy do pracodawcy. Wspomniany przepis rozstrzyga jedynie istniejące wcześniej wątpliwości związane z polecaniem pracownikom odpracowywania prywatnych wyjść w kontekście wystąpienia pracy w godzinach nadliczbowych. Nieprawidłowe byłoby natomiast pokrywanie nieobecności przez pracowników korzystających z wyjść prywatnych urlopem wypoczynkowym. Należy zauważyć, że urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu. Udzielenie pracownikowi urlopu w dniu pracy w wymiarze godzinowym odpowiadającym części dobowego wymiaru czasu pracy jest dopuszczalne jedynie w przypadku, gdy część urlopu pozostała do wykorzystania jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy pracownika w dniu, na który ma być udzielony urlop (art. 1542 Zasadą jest więc udzielanie urlopu na pełne dni pracy. Sprzeczne z przepisami byłoby więc udzielanie pracownikom urlopu na część dnia pracy (np. 1 lub 2 godziny) i pokrywanie w ten sposób nieobecności powstałych na skutek skorzystania przez pracownika ze zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych. Katarzyna Pietruszyńska, autorka współpracuje z publikacją Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych Odpowiedzi udzielono r. Przepisy prawa pracy nie określają sposobu odpracowywania zwolnień od pracy udzielonych pracownikom w celu załatwienia spraw osobistych. Czy zatem pracownik będzie mógł odpracować wyjście codziennie po kilka minut? Problem Nasz pracownik złożył wniosek o udzielenie mu 1 godziny zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych. Czy może odpracować to wyjście w ten sposób, że będzie pozostawał w kolejnych dniach po 10 minut dłużej, aż łącznie uzbiera się odpracowana godzina? Rada Tak. Nie ma przeszkód, aby odpracowanie wyjścia prywatnego pracownika nastąpiło poprzez jego dłuższą pracę o kilkanaście minut w innych dniach. Przepisy nie określają bowiem sposobu odpracowywania zwolnień od pracy udzielonych pracownikom w celu załatwienia spraw osobistych. Jeśli zatem pracodawca wyrazi zgodę na taką formę wykonywania przez pracownika pracy, będzie to prawidłowe. Jedynym warunkiem stosowania tego rozwiązania jest konieczność zapewnienia pracownikowi co najmniej 11-godzinnego odpoczynku dobowego i co najmniej 35-godzinnego odpoczynku tygodniowego. Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń Uzasadnienie Pracą w godzinach nadliczbowych nie jest czas odpracowania zwolnienia od pracy udzielonego pracownikowi, na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych (art. 151 § 21 Kodeksu pracy). Odpracowanie zwolnienia nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku dobowego i tygodniowego. Wymieniona regulacja nie określa szczegółowych zasad udzielania czasu wolnego w celu załatwienia spraw osobistych (oraz jego odpracowywania). W związku z tym wskazane byłoby uregulowanie tej kwestii w przepisach wewnątrzzakładowych (regulaminie pracy, zakładowym układzie zbiorowym pracy). Przykładowo w aktach tych można ustalić: obowiązek jednoczesnego złożenia wniosku na piśmie o udzielenie czasu wolnego oraz wypisania się w książce wyjść prywatnych; obowiązek odpracowania czasu wolnego wyłącznie w dniu, w którym wystąpiło takie zwolnienie od pracy; możliwość „minutowego” odpracowania wyjścia prywatnego w poszczególnych dniach. Niezależnie od uregulowań zawartych u pracodawcy ustawowym wymogiem formalnym udzielenia pracownikowi zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych jest złożenie na piśmie wniosku. Pracodawca może samodzielnie określić wzór takiego wniosku, jednocześnie zobowiązując pracownika do wskazania, w jakim dniu (dniach) i w jakim wymiarze nastąpi odpracowanie udzielonego czasu wolnego. Wymóg złożenia wniosku ma szczególne znaczenie przy późniejszej weryfikacji czasu pracy pracownika w danym miesiącu czy okresie rozliczeniowym czasu pracy. Niezłożenie bowiem przez pracownika wniosku na piśmie może następnie skutkować uznaniem, że rzeczywisty moment odpracowania przez pracownika zwolnienia od pracy będzie stanowił pracę w godzinach nadliczbowych. W zakładzie pracy jest prowadzona karta ewidencji czasu pracy na podstawie list obecności (na których znajdują się podpisy pracowników oraz adnotacja o liczbie godzin nadliczbowych). Pracownik wystąpił o udzielenie mu czasu wolnego na załatwienie spraw osobistych 16 stycznia 2018 r. w wymiarze 2 godzin. Czas przeznaczony na prywatne wyjście miał odpracować 31 stycznia 2018 r. W związku z tym, że nie złożył do kierownika wniosku na piśmie, w karcie ewidencji czasu pracy 16 stycznia 2018 r. pracownik kadr oznaczył mu pracę w pełnym wymiarze czasu pracy (8 godzin). Pracownik odpracował wyjście prywatne 31 stycznia 2018 r. i w rezultacie świadczył pracę przez 10 godzin, co zostało wykazane na liście obecności. Pracownik kadr, w związku z brakiem pisemnego potwierdzenia skorzystania z wyjścia prywatnego, naliczył oraz wypłacił pracownikowi wynagrodzenie i dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych wykonaną 31 stycznia 2018 r. (przy czym godziny te w rzeczywistości nie stanowiły pracy w godzinach nadliczbowych). Sposób odpracowywania czasu wolnego przez pracownika zależy od uregulowań zawartych w przepisach wewnątrzzakładowych, a w razie braku takich uregulowań – od decyzji pracodawcy. Jeżeli zatem pracodawca wyrazi zgodę na odpracowywanie przez pracownika czasu wolnego w wymiarze minutowym w poszczególnych dniach, nie ma przeszkód, aby w taki sposób nastąpiło uzupełnienie jego wymiaru czasu pracy do pełnego, przewidzianego w danym miesiącu. Pracownik pracujący w systemie podstawowym czasu pracy złożył wniosek o udzielenie mu 1 godziny zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych w poniedziałek. Pracodawca wyraził na to zgodę. Jednocześnie ustalił z pracownikiem, że tę godzinę odpracuje on w minutach w pozostałe dni tygodnia. Przedstawia to poniższy rozkład: Dzień tygodnia Poniedziałek Wtorek Środa Czwartek Piątek Wymiar czasu pracy 7 godzin + 1 godzina wyjścia prywatnego 8 godzin i 20 minut 8 godzin i 10 minut 8 godzin i 10 minut 8 godzin i 20 minut Takie postępowanie pracodawcy jest prawidłowe. Pracodawcy udzielający pracownikom czasu wolnego muszą również pamiętać o obowiązku zapewniania pracownikom odpoczynków – co najmniej 11-godzinnego odpoczynku dobowego oraz co najmniej 35-godzinnego odpoczynku tygodniowego. Szczególnie zatem w systemie równoważnego czasu pracy z możliwością wydłużania dobowego wymiaru czasu pracy pracowników do 12 godzin możliwość odrabiania wyjścia prywatnego jest ograniczona. W dniach, w których wymiar dobowy wynosi 12 godzin, dopuszczalne jest bowiem odpracowanie tylko 1 godziny wyjścia prywatnego bez naruszenia odpoczynku dobowego. Podstawa prawna: art. 132, art. 133, art. 135, art. 151 § 21 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – z 2018 r. poz. 108; z 2018 r. poz. 357 Chcesz dowiedzieć się więcej, sprawdź » Kto z nas nie musiał wyjść w godzinach pracy z biura czy zakładu, np. na miesiącami oczekiwaną wizytę lekarską czy rozpoczęcie roku szkolnego dziecka? Nie da się bowiem ukryć, że takie wizyty lub uroczystości z reguły odbywają się w godzinach pracy. Jeżeli wyczerpaliśmy już pulę urlopu na żądanie (4 dni w skali roku), to powstaje pytanie, co może w takiej sytuacji zrobić zarówno pracownik, jak i pracodawca, aby interesy i bezpieczeństwo prawne każdej ze stron było zachowane w przypadku konieczności „wyjścia prywatnego" w czasie pracy. Brak regulacji Kwestia odpracowania wyjścia prywatnego budzi wiele problemów praktycznych, gdyż nie jest wystarczająco i jednoznacznie uregulowana w kodeksie pracy. Pracownik może zwrócić się do pracodawcy o udzielenie zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, jednak dopuszczalna długość takiego zwolnienia nie jest uregulowana przepisami. Tak samo zresztą jak okres, do którego pracownik ma odpracować takie zwolnienie oraz sposób obliczenia liczby godzin pracy przypadających do odpracowania. W związku z brakiem szczegółowych regulacji prawnych w tym zakresie, pracodawcy mają pewną swobodę w ustalaniu zasad odpracowywania wyjścia prywatnego. Niemniej jednak muszą uważać na kilka kwestii. To nie nadgodziny Jedyną regulacją dotyczącą wyjścia prywatnego w kodeksie pracy jest art. 151 § 2 1 , wyraźnie wskazujący, że „nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych odpracowanie zwolnienia od pracy, udzielonego pracownikowi, na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych". Przepis ten został wprowadzony do kodeksu w sierpniu 2013 r. Do tego czasu powszechną praktyką i ryzykiem pracodawcy było zaliczanie odpracowywanego czasu na poczet nadgodzin. Takie sytuacje mogły mieć miejsce w przypadku np. wielogodzinnych wyjść prywatnych czy takich, które obejmują cały dzień pracy. Prawo nie daje żadnych wytycznych, co do długości wyjścia prywatnego, co oznacza, że w danym dniu pracy może trwać ono od kilkunastu minut po cały dzień roboczy. Najpierw zgłoszenie Choć dyspozycja art. 151 § 2 1 wydaje się jasna – że odpracowanie wyjścia prywatnego nie stanowi nadgodzin – to jednak pracodawca uchroni się od potraktowania i rozliczenia czasu pracy poświęconego na odpracowanie jako nadgodzin jedynie wtedy, gdy zostaną dochowane określone formalności. Zdecydowanie taką formalnością jest złożenie przez pracownika wniosku o zgodę na wyjście prywatne na piśmie. Jedynie w przypadku dochowania tej formalności pracodawca może polegać na regulacji art. 151 § 2 1 wyłączającej z nadgodzin odpracowanie przez podwładnego takiego wyjścia. Przepisy nie nakazują, aby również zgoda pracodawcy była udzielona w formie pisemnej. Pracodawca może jej więc udzielić także ustnie. Jednak podejmuje wówczas ryzyko, że w przypadku odpracowania przez pracownika wyjścia, czas pracy zostanie uznany za nadgodziny, włącznie z koniecznością zapłaty odszkodowania. Wskazana forma pisemna W interesie pracodawcy leży, aby zobowiązać pracowników do składania takich wniosków na piśmie. Odpowiednie wytyczne może zawierać np. regulamin pracy, układ zbiorowy pracy czy wewnętrzna polityka pracodawcy. Gdy w danym zakładzie zatrudnionych jest mniej niż 20 pracowników i nie ma spisanych żadnych wewnętrznych polityk ani wytycznych dla załogi, pracodawca powinien umieścić takie instrukcje w informacji pisemnej dla pracowników, o której mówi art. 29 § 3 in finem jako uszczegółowienie instrukcji dotyczącej „potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiana nieobecności w pracy". W tym kontekście najprostszą metodą dla pracodawcy byłoby stworzenie odpowiedniego wzoru wniosku. Innym wariantem jest też uzupełnienie o opcję wyjścia prywatnego wniosku urlopowego, na którym pracownik w odpowiedniej rubryce odznaczałby charakter nieobecności w pracy. W takiej sytuacji dział kadr i płac nie będzie miał wątpliwości, czy czas odpracowania przez podwładnego wyjścia w celach prywatnych należy zaliczyć do nadgodzin, czy nie. Co więcej, rekomendowane jest, aby na takim wniosku o wyjście prywatne zawarta była również deklaracja, co do terminu jego odpracowania. Wniosek dotyczący wyjścia prywatnego pracownik musi złożyć przed jego rozpoczęciem. Z kolei pracodawca może, ale nie musi, wyrazić zgodę na to wyjście. Jeśli odmówi, opuszczenie przez pracownika stanowiska pracy może zostać uznane za nieusprawiedliwione i samowolne oddalenie się z miejsca pracy ze wszystkimi możliwymi konsekwencjami. Termin odpracowania Z drugiej strony przepisy pozostawiają pełną dowolność co do formy, w której strony powinny ustalić termin na odpracowanie wyjścia prywatnego. Może to nastąpić również w formie ustnej lub nawet mailowej. Rekomendowane jest, aby takie ustalenia pomiędzy pracownikiem a pracodawcą były odpowiednio udokumentowane (chociażby w formie mailowej). Dzięki temu dział kadr i płac będzie wiedział, jak rozliczyć taką nieobecność i jej ewentualne odpracowanie. Należy jednak zauważyć, że prawo nie nakłada obowiązku odpracowania wyjścia prywatnego. Pracodawca może potraktować taką nieobecność jak np. urlop bezpłatny albo dodatkowy płatny urlop. Warunkiem jest jednak, aby te same zasady obowiązywały wszystkich pracowników. W przeciwnej sytuacji możemy mieć do czynienia z nierównym traktowaniem pracowników. Jeśli w firmie obowiązuje zasada odpracowywania wyjść prywatnych, pracodawca zgadzając się na odpracowanie przez podwładnego wyjścia prywatnego musi pamiętać o pewnych ograniczeniach. Przede wszystkim obowiązek odrobienia wyjścia z pracy w celach osobistych nie może naruszać dobowych ani tygodniowych minimalnych norm odpoczynku (11 godzin w ciągu doby i 35 w tygodniu). Co do zasady, nie może ono również ingerować w system pięciodniowego tygodnia pracy lub minimalnej liczby dni wolnych od pracy. Przepisy nie narzucają terminu, w którym pracownik powinien odpracować wyjście prywatne. Zatem każdorazowo będzie to zależeć od pracodawcy i wewnętrznych ustaleń. Zazwyczaj pracodawcy określają, że powinno to nastąpić w tym samym okresie rozliczeniowym lub w danym miesiącu. Z zachowaniem limitów Liczba godzin możliwych do odpracowania wyjść prywatnych determinowana jest zarówno przez prawo pracownika do dobowego oraz tygodniowego odpoczynku, jak również zależy od systemu czasu pracy, do którego przynależy dany zatrudniony. Różnice w odpracowaniu można zilustrować na przykładzie osoby zatrudnionej w podstawowym oraz równoważnym systemie czasu pracy. Liczba godzin do odpracowania nie jest bowiem uniwersalna dla każdego systemu. W systemie równoważnym, w sytuacji świadczenia pracy do 12 godzin, opcja odrobienia wyjścia prywatnego jest bardziej restrykcyjna. Przykład Pracownik zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy może maksymalnie odpracować 5 godzin, czyli łącznie może świadczyć pracę przez 13 godzin. Większa liczba godzin pracy spowodowałaby naruszenie jego prawa do 11-godzinnego odpoczynku. Przykład W dniu, w którym podwładny świadczy pracę w wymiarze 12 godzin, dopuszczalne jest odpracowanie tylko 1 godziny wyjścia prywatnego bez naruszenia odpoczynku dobowego. Dlatego jedynie odpracowanie wyjścia prywatnego po zrealizowaniu pełnej normy dobowej albo tygodniowej, ale z zachowaniem prawa pracownika do odpoczynku, nie będzie traktowane jako praca w nadgodzinach (jeżeli nie złoży on pisemnego wniosku, o którym mowa wyżej). Nie można też odpracować kilkugodzinnego wyjścia prywatnego z pracy w sobotę. Oznaczałoby to bowiem, że podwładny musiałby pracować sześć dni w tygodniu, co jest sprzeczne z zasadą pięciodniowego tygodnia pracy. Gdyby jednak pracownik wziął cały dzień wolny jako dzień dodatkowy (czyli faktycznie w danym tygodniu pracy pracował cztery dni robocze), to oznacza, że mógłby takie całodniowe wyjście odpracować w sobotę. Nie zmieniłoby to bowiem wymiaru jego tygodniowego czasu pracy. Co z wynagrodzeniem Jedną z kluczowych kwestii dla każdego zatrudnionego jest prawo do wynagrodzenia, które w kontekście wyjścia prywatnego ulega pewnym modyfikacjom. Również w tym zakresie przepisy nie przychodzą z pomocą pracodawcom, gdyż nie rozstrzygają wątpliwości dotyczących wpływu wyjść prywatnych na wynagrodzenie. W tym zakresie pomocna może być jedna z podstawowych zasad wnikająca z art. 80. Zgodnie z nią wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną, zaś za czas jej niewykonywania pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wówczas, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią. Oznacza to, że nie we wszystkich przypadkach za czas wyjścia podwładnego w godzinach pracy w sprawach prywatnych pracodawca wypłaci wynagrodzenie. Ma obowiązek udzielić pracownikowi czasu wolnego od pracy za wynagrodzeniem, bez obowiązku jego odpracowywania, tylko w przypadkach szczegółowo wymienionych w przepisach prawa – np. konieczności stawienia się na wezwanie do sądu, prokuratury, policji czy urzędu. Nie można go mylić z wyjściem w celach osobistych, które nie znajdują się w żadnym katalogu wskazanym przez prawo, w tym w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwienia nieobecności w pracy oraz udzielenia pracownikom zwolnienia od pracy. Oznacza to, że wyjściem prywatnym z pracy wymagającym zgody pracodawcy i ewentualnie odpracowania jest np. wyjście do lekarza. Natomiast wyjście z pracy np. honorowego krwiodawcy w celu oddania krwi to usprawiedliwiona nieobecność w pracy, za którą należy się wynagrodzenie bez konieczności jej odpracowywania. Kłopot z rozliczeniem Kwestia rozliczania wyjść prywatnych jest najmniej kłopotliwa dla pracodawców, którzy wynagradzają pracowników według stawki godzinowej. Pensja stanowi wówczas iloczyn liczby przepracowanych godzin i stawki określonej w treści przepisów płacowych albo wiążącej strony umowy. Zgodnie z tą zasadą, za miesiąc, w którym pracownik skorzystał z wyjścia prywatnego, otrzyma on wynagrodzenie proporcjonalnie pomniejszone. Z kolei za miesiąc, w którym to wyjście odpracował, uzyska odpowiednio podwyższoną pensję. Więcej wysiłku ze strony pracodawcy wymaga odpowiednie naliczanie wynagrodzenia w przypadku wyjść prywatnych osób opłacanych stałą stawką miesięczną. W takiej sytuacji pracownik nie otrzyma wynagrodzenia za czas wyjścia w godzinach pracy. Powinno ono zostać wypłacone łącznie z wynagrodzeniem za miesiąc, w którym wolne zostało odpracowane. Nawet w porze nocnej Wydaje się, że nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracownik odpracował brakujący czas pracy w porze nocnej. Jednak za taką pracę będzie mu przysługiwał dodatek. Cytowany art. 151 § 2 1 nie wyłącza bowiem – odmiennie niż w przypadku nadgodzin – obowiązywania przepisów dotyczących dodatku za pracę w porze nocnej. Jeżeli przez to odpracowanie nie zostaną naruszone przysługujące pracownikowi normy dobowego oraz tygodniowego odpoczynku, nie ma znaczenia, kiedy odpracuje on czas wolny. Zdaniem autorki Karolina Stawicka, adwokat, kieruje praktyką prawa pracy w kancelarii Bird & Bird Biorąc pod uwagę szczątkowy charakter regulacji prawnych dotyczących wyjść prywatnych oraz dość dużą elastyczność pracodawcy w przyjęciu konkretnego modelu w swoim zakładzie, rekomendowane jest, aby pracodawcy przyjęli stałe i transparentne rozwiązania w tym zakresie, np. poprzez włącznie ich do wewnętrznych regulaminów. Jedynie wtedy zarówno pracownicy, jak i działy kadrowo-płacowe będą miały jasność, jak w danym zakładzie należy traktować takie wyjścia i jakie są ich konsekwencje dla organizacji i czasu pracy oraz wpływ na wynagrodzenie osoby korzystającej z takich wyjść. Za wcześnie na wersję on-line Regulacja kodeksowa dotycząca formy pisemnej wniosku o zgodę na wyjście prywatne nie odpowiada wyzwaniom świata współczesnego i trendowi cyfryzacji wszelkich dokumentów, w tym płacowo-kadrowych. Posiłkując się przepisami kodeksu cywilnego należy uznać, że o zachowaniu formy pisemnej decydować będzie umieszczenie własnoręcznego podpisu pracownika pod wnioskiem albo opatrzenie go bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Zasadniczo pracownicy nie dysponują bezpiecznym podpisem elektronicznym, więc pracodawcy pozostaje przyjmowanie takich wniosków podpisanych w oryginale przez podwładnego. 1) Pracownica wychowująca dziecko w wieku do 4 lat skorzystała z prawa do odmowy pracy powyżej 8 godzin na dobę oraz w godzinach nadliczbowych, przedkładając odpowiednie oświadczenie. Ostatnio wystąpiła z wnioskiem o zgodę na tzw. wyjście prywatne, które zajęło jej 2 godziny. Czy może je odpracować innego dnia? Nadmieniamy, że jest zatrudniona na 3/4 etatu i pracuje zasadniczo po 6 godzin dziennie. Tak, pracownica z pytania może odpracować wskazane zwolnienie w innym dniu. Stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1632), przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy. Okoliczności tzw. prywatne o charakterze krótkotrwałym, nazywane w praktyce kadrowej „wyjściami prywatnymi”, wymagają zgody pracodawcy. Za ten okres nie przysługuje wynagrodzenie, jednak można go „odrobić”, również w innym dniu, bez zagrożenia wystąpienia nadgodzin. Ważne: Nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych czas odpracowania zwolnienia od pracy, udzielonego pracownikowi, na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych (art. 151 § 21 zd. 1 Odpracowanie zwolnienia od pracy nie może jedynie naruszać prawa pracownika do odpoczynku dobowego i tygodniowego (art. 151 § 21 zd. 2 W świetle powyższego, zakaz pracy nadliczbowej obejmujący w sposób względny bądź bezwzględny niektóre grupy pracowników, nie wyklucza odpracowania wyjścia prywatnego. Zwłaszcza nie powoduje tego skutku art. 178 który stanowi jedynie, iż osoby w nim wymienione bezwarunkowo lub warunkowo nie mogą pracować w godzinach nadliczbowych. Jedną z nich jest pracownik wychowujący dziecko w wieku do 4 lat, któremu nie można powierzyć pracy w godzinach nadliczbowych bez jego zgody. Skoro jednak odpracowanie wyjścia prywatnego nie stanowi pracy w takich godzinach, nie powoduje naruszenia omawianego przepisu. Istnieje jednak dodatkowy zakaz ze zbliżonego zakresu – naruszania normy dobowej w określonych systemach i rozkładach. Zgodnie z art. 148 pkt 3 czas pracy pracowników opiekujących się dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia, bez ich zgody, nie może przekraczać 8 godzin. Zdaniem resortu pracy skorzystanie z tego przywileju powoduje, że odpracowanie wyjścia prywatnego wymaga odrębnej zgody. MRiPS: Jak czytamy w piśmie z 4 sierpnia 2017 r. udostępnionym naszemu Wydawnictwu 25 września 2017 r.: „(…) w odniesieniu do pracowników opiekujących się dzieckiem do ukończenia przez nie czwartego roku życia możliwość odpracowania udzielonego im tzw. zwolnienia prywatnego, z którym łączyło by się przekroczenie 8-godzinnego wymiaru czasu pracy w danym dniu, wymagałoby uzyskania uprzedniej zgody pracownika. Należy bowiem mieć na uwadze, że przewidziany w art. 148 pkt. 3 zakaz wykonywania przez takiego pracownika (w systemach czasu pracy określonych w art. 135-138, 143 i 144 pracy ponad 8 godzin na dobę (podobnie jak zakaz pracy nadliczbowej wynikający z art. 178 § 2 ma charakter względny i może być uchylony za zgodą pracownika. (…)”. Pewną niedogodnością w okolicznościach z pytania może okazać się co najwyżej limit pracy ponadwymiarowej, o którym mowa w art. 151 § 5 jeśli ustalono go na poziomie dobowym. Może się wówczas zdarzyć, że za czas odpracowania pracownica nabędzie prawo do dodatku, co finansowo nie będzie dla pracodawcy korzystne. Żaden przepis nie pozbawił bowiem statusu godzin ponadwymiarowych czasu omawianego odpracowania. Przykład Przyjmujemy dane z pytania oraz, że zgodnie z umową przekroczenie 7 godzin pracy na dobę uprawnia pracownicę, oprócz normalnego wynagrodzenia, do dodatku do wynagrodzenia, o którym mowa w art. 1511 § 1 Powyższe nie wyklucza odpracowania wyjścia prywatnego w ciągu pierwszych dwóch godzin po zakończeniu przez pracownicę pracy w innym dniu niż miało ono miejsce. Jednak z literalnego brzmienia przepisu wynika, że po stronie pracownicy powstanie prawo do dodatku za ewentualną ósmą godzinę przepracowaną w dobie. Korzystniejszym rozwiązaniem będzie odpracowanie wyjścia prywatnego w dwóch dniach po godzinie na dobę. 2) Konieczność wyjść prywatnych pracownicy z pytania 1 ma powtarzać się co tydzień, dlatego rozważa ona wystąpienie z wnioskiem o indywidualny rozkład czasu pracy. Czy ma do tego prawo? Jeśli tak, to w jaki sposób go ułożyć aby nie dochodziło do naruszania przepisów z zakresu czasu pracy? Pracownica ma prawo wystąpienia o indywidualny rozkład czasu pracy, który jednak nie może naruszać obowiązujących norm. Na pisemny wniosek pracownika pracodawca może ustalić indywidualny rozkład jego czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 Wiążący jest jednak jedynie wniosek pracownika – opiekuna dziecka wymagającego szczególnej troski, niepełnosprawnego, chyba że jego akceptacji sprzeciwia się organizacja albo rodzaj pracy (art. 1421 Przepis art. 142 nie zwalnia natomiast z przestrzegania dobowej normy czasu pracy, co należy uwzględnić podczas planowania. Przykład Pracownica zatrudniona w pełnym wymiarze czasu pracy w systemie podstawowym od poniedziałku do piątku, wystąpiła z wnioskiem o indywidualny system czasu pracy, w którym miałaby pracować w poniedziałek, czwartek i piątek jak dotychczas od 800 do 1600, natomiast we wtorek o dwie godziny krócej, tj. od 800 do 1400, a w środę dłużej, od 600 do 1600. Taki rozkład nie spowoduje wystąpienia godzin nadliczbowych pomimo zaplanowania na środę 10 godzin pracy. Pierwsze dwie roboczogodziny (od 600 do 800) przypadną w dobie wtorkowej i w związku z tym, że pracownica przepracowała w tym dniu tylko 6 godzin, nie doprowadzą do naruszenia normy dobowej (6 godz. + 2 godz. = 8 godz.). Co najwyżej mogą powodować zarzut dwukrotnego rozpoczynania pracy, co dopuszcza się tylko w systemie przerywanym. W okolicznościach z pytania wobec niepełnego wymiaru czasu pracy ryzyko naruszenia normy spada. Indywidualny rozkład czasu pracy może jednak prowadzić do naruszenia limitu dobowego, o którym mowa w odpowiedzi na pierwsze pytanie. Można go jednak ustalić w inny sposób niż względem wymiaru dobowego, co pozwoli uniknąć przekroczeń. Przykład Zakładamy, że pracownica z pytania wystąpiła o rozkład indywidualny, w którym będzie pracowała od poniedziałku do środy od 800 do 1400, w czwartek od 1000 do 1400, a w piątek od 800 do 1600. Rozkład nie prowadzi do przekroczeń normy dobowej, ani limitu godzin ponadwymiarowych (pierwsze dwie godziny w piątek, należy zakwalifikować do doby czwartkowej, która trwała od 1000 do 1000). W innych konfiguracjach, np. w razie zaplanowania na piątek pracy od 600 do 1400, mogłoby jednak dojść do naruszenia limitu. Innym rozwiązaniem jest zastosowanie w miejsce systemu indywidualnego jednego z wariantów tzw. organizacji ruchomej, na wniosek pracownika. Może on przewidywać różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracowników dniami pracy, a ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie nie stanowi godzin nadliczbowych (art. 1401 § 1 i 4 Tu jednak także warto zadbać o to aby limit, o którym mowa w art. 151 § 5 był ustalony inaczej niż względem doby. Przepis art. 1401 § 4 nie wymienia bowiem pracy ponad limit. Źródło: Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 18 (540) z dnia

wyjścia prywatne w godzinach pracy